Les 7 erreurs à éviter pour réussir votre onboarding

Quand on sait qu’1 nouvel employé sur 5 quitte l’entreprise dans les 45 jours suivant son embauche* et que 58% des employés ayant suivi un programme d’onboarding structuré restent plus de 3 ans**, il n’est pas étonnant que de plus en plus d’entreprises soignent leur processus d’intégration. La généralisation du télétravail combinée à l’arrivée des nouvelles générations aux attentes de plus en plus précises renforce d’autant plus ce besoin de créer un onboarding structuré qui fidélisera ses nouveaux collaborateurs sur le long temps. Tour d’horizon des 7 erreurs à éviter.

* SHRM : Reducing new employee turnover among emerging adults
** Sondage réalisé par Go2nextlevels et OfficeVibe en 2017

ATTENDRE LE 1ER JOUR

Contrairement à ce qu’on pourrait penser, l’intégration de ses nouveaux employés ne commence par lors de leur 1^er jour. En effet, elle commence dès la signature du contrat d’embauche et se poursuit pendant la période qui précède l’arrivée dans l’entreprise. Entrez en contact régulièrement avec votre futur collaborateur. Valorisez-le et montrez-lui que vous avez hâte de travailler avec lui. Profitez également de cette période pour lui transmettre la vision et la mission de votre entreprise via un film d’entreprise par exemple. Son 1^er jour en sera d’autant plus facile.

NE PAS INFORMER LES ÉQUIPES

Encore aujourd’hui, il n’est pas rare que les équipes soient informées de l’arrivée d’un nouveau collaborateur le jour même. Or, il est important de les préparer en leur expliquant la fonction, mais également le profil de ce nouvel employé. Dépendant de la taille de l’entreprise vous pouvez présenter le ou les nouveaux recrues dans le journal ou la newsletter de l’entreprise par exemple. Si l’entreprise est plus petite une présentation plus informelle dans le cadre d’une réunion interne. Plus les équipes auront l’impression de le connaître, plus leur accueil sera chaleureux.

NÉGLIGER L’ACCOMPAGNEMENT

En complément à la communication auprès des équipes, il est important de désigner un parrain/ une marraine. Ce dernier sera en charge de l’intégration du nouveau collaborateur et sera son référent en cas de question sur l’entreprise. Ceci doit se faire aussi longtemps que nécessaire et ne pas se limiter au 1^er jour. Attention à ce que le parrain/ la marraine ne soient pas toujours les mêmes.

CONSIDÉRER LE 1^ER JOUR COMME UN JOUR ORDINAIRE

Le 1^er jour marque une étape importante et débute la vie dans l’entreprise du nouveau collaborateur. Il se doit donc d’être mémorable et jalonné de différents moments forts tels que :

Mot de bienvenue par la Direction
Présentation des différents services et de l’environnement de travail
Remise d’un kit de bienvenue
Déjeuner d’équipe
Explication de la 1^ère mission et accompagnement pour la prise en main
Echange informel autour d’un verre

NE PAS SOIGNER L’ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL

Avoir une adresse email personnalisée, un poste de travail complet qui fonctionne, les accès aux différents outils… sont autant éléments essentiels pour que votre nouvel employé se sente le bienvenu. Si en plus, vous offrez un kit de bienvenue personnalisée avec son nom, il se sentira d’autant plus valorisé et développera un sentiment d’appartenance.

SE CANTONNER AU 1^ER JOUR

C’est clair que rendre le 1^er jour mémorable est essentiel. Cependant, il serait dangereux de s’arrêter là. En effet, votre nouveau collaborateur ne peut pas tout savoir et se sentir pleinement intégré au bout de 24 heures. Réfléchissez à la manière et au dosage des informations qu’il a besoin de s’approprier pour bien pouvoir exécuter sa fonction.

La première semaine puis le premier mois, il est également important d’organiser des échanges réguliers afin de récolter le feedback de votre nouvelle recrue et de s’assurer que tout va bien. N’hésitez pas à lui faire compléter un rapport d’étonnement qui vous permettra d’avoir un autre regard sur votre entreprise.

NOYER LE NOUVEL EMPLOYÉ SOUS UN FLOT D’INFORMATIONS

L’entrée dans une nouvelle entreprise, dans un nouvel environnement avec de nouveaux collègues n’est évident pour personne. Alors, en plus, si on reçoit un flot d’informations non structurées et indigestes, l’intégration risque d’être lourde. Aujourd’hui, les entreprises se tournent de plus en plus vers la gamification qui permet, en plus de mieux mémoriser l’information, d’engager le nouveau collaborateur dans une véritable dynamique tout en développant un fort sentiment d’appartenance. Attention cependant à bien réfléchir à vos objectifs avant de vous lancer.

Développer un véritable processus d’intégration ne s’improvise pas et demande une certaine expertise afin d’éviter certaines erreurs encore trop communes. Pour aller plus loin, rendez-vous sur mediation-sa.lu pour télécharger notre livre blanc « Comment réussir l’onboarding de ses équipes ? »

Netty Thines

Conseil en communication
Mediation SA