Dans le jargon des agences de communication l’expression des besoins en communication des clients est appelée briefing. Au sens strict du terme, un briefing est un document de synthèse présentant votre projet et ses objectifs. Il a 2 vocations :
- Vous permettre de vous présenter et de bien définir vos attentes et vos objectifs
- Permettre aux prestataires qui le recevront de mieux vous connaître et de bien comprendre votre demande
Impliquez l’ensemble des personnes concernées
Que vous souhaitiez réaliser une campagne de communication, un support graphique ou encore organiser un événement, il est essentiel de réunir toutes les personnes impliquées dans le projet sans oublier le décideur dont vous avez besoin la validation. En associant l’ensemble des collaborateurs concernés, vous obtiendrez un maximum de points de vue ce qui vous permettra de rédiger le cahier des charges le plus complet possible. N’oubliez pas qu’un détail pour vous ne pourrait ne pas l’être pour le prestataire externe.
Définissez un budget et un planning
Il est encore trop fréquent qu’on reçoive des briefings sans budget. Or, le budget fait partie intégrante du cadre. Il exprime vos attentes par rapport à l’envergure que vous désirez donner au projet et par rapport aux ressources à attribuer. Si vous ne le définissez pas en amont, vous risquez d’être déçu.e des propositions que vous allez recevoir. Cela engendra une perte de temps et des frustrations autant de votre côté que de celui de l’agence. Par ailleurs, établir un planning avec des délais est également essentiel pour une bonne structuration du travail et des étapes clés de votre projet. N’oubliez pas non plus de laisser suffisamment de temps aux agences afin qu’elles puissent faire mûrir leurs idées et répondre aux mieux à vos attentes. Dépendant de l’envergure du dossier, il est recommandé de laisser au moins 4 semaines de délai.
Présentez votre entreprise, votre position sur le marché et vos valeurs
Afin de pouvoir élaborer un concept qui soit en adéquation avec vos attentes, il est important que l’agence comprenne bien qui vous êtes, vos valeurs, votre position sur le marché. En effet, la première chose que cette dernière fera, avant même de développer des idées, est une analyse de marché et de votre position sur votre secteur. Ainsi, il est d’autant plus utile pour le prestataire de connaître votre perception de votre positionnement.
Précisez vos besoins et vos objectifs
« Faites-moi une proposition pour mon site internet ou notre entreprise aimerait célébrer ses 10 ans, développez nous un concept qui sort de l’ordinaire ! » ne sont pas des briefings. A qui voulez-vous vous adresser ? Quels objectifs souhaitez-vous atteindre ??? Quels sont vos messages ? Vos attentes par rapport aux délivrables ? Comment allez-vous mesurer le succès du projet ? … sont autant de questions auxquelles l’agence doit avoir des réponses afin de pouvoir vous faire une recommandation en adéquation avec vos attentes. Bien préciser vos besoins vous permettra d’une part, de vous poser les bonnes questions. D’autre part, cela mettra les agences sur la bonne voie pour vous soumettre une offre qui répondra à vos objectifs.
Affinez votre briefing grâce à l’échange avec l’agence
Entre l’écrit et l’oral, il y a souvent un gap. Expliquer votre demande à l’agence vous permettra de faire connaissance avec elle mais aussi de faire avancer votre réflexion grâce à ses questions. Il n’est pas rare de voir un briefing évoluer suite à l’échange avec les prestataires.
Dès l’étape du briefing, l’agence a un rôle important à jouer et nourrit la demande initiale.
Demandez à l’agence de présenter sa recommandation
Tout comme la présentation du briefing, la présentation orale des recommandations agence a toute son importance. Elle vous donnera l’occasion de continuer à faire évoluer votre projet et de poser les questions qui vous permettront de mieux comprendre les recommandations soumises. Enfin, pour une restitution optimum, invitez le décideur final à y participer.
