De nos jours, il devient courant de parler d’événement green ou responsable mais on parle encore assez peu d’événement inclusif. L’inclusion va au-delà de l’intégration car ce concept ouvre droit à la différence. Ce n’est pas à la personne de s’adapter à son environnement mais c’est à son environnement de s’adapter à elle. Avec une société de plus en plus diverse où chaque individualité doit être respectée, organiser un événement inclusif n’est plus une option mais devient une nécessité afin de favoriser son accessibilité au plus nombre mais également son impact.
Soignez la communication avant, pendant et après
Tout événement débute par une invitation et/ ou un site internet qui sont vos 1ers touchpoint.
En plus d’être réalisés avec soin, ces derniers doivent être réfléchis en fonction de votre cible. Plus que le choix de la/ les langues (essentiel au Luxembourg), il est également important de se poser la question de son vocabulaire : est-ce que mon langage est inclusif ? Est-ce que j’utilise un langage neutre ? Si vous envoyez une invitation papier, est-ce une idée d’intégrer du braille ?
Par ailleurs, si vous développez un site internet, n’oubliez pas que des personnes en situation de handicap doivent également pouvoir le consulter et trouver les informations qu’elles y cherchent.
Ensuite, lors de l’événement, ai-je besoin d’un système d’interprétariat pour atteindre toutes les populations ?
Pensez à l’accessibilité du site
L’accessibilité du site est également à prendre en compte quand vous préparez votre événement. En effet, vous aurez plus de chance d’avoir une forte affluence si votre événement se trouve dans un endroit facilement accessible mais également disposant d’un parking suffisant. Quand on pense accessibilité, on pense également personnes à mobilité réduite. Ainsi, il est toujours bien de vérifier que le site dispose de toutes les infrastructures nécessaires.
Réfléchissez à l’aménagement
Après l’accessibilité, il est important de se poser la question de l’aménagement.
Est-ce que la signalétique est lisible pour tout le monde ? Cela peut sembler couler de source mais il n’est encore pas rare de voir une signalétique trop petite ou peu lisible. Au niveau de l’espace, veillez à avoir des allées assez larges qui permettront aux personnes à mobilité réduite de se déplacer et pensez à aménager un espace calme qui pourra servir pour des conférences call ou encore, plus original, pour des mamans souhaitant allaiter leur enfant.
Par ailleurs, les personnes sourdes ou malentendantes apprécieront d’avoir des sièges réservés près de la scène. Enfin, ne négligez pas l’intensité de la musique ou de la lumière qui peut parfois être gênante.
Diversifier les profils
Au niveau du personnel encadrant, il est important de diversifier les profils. Mixez les sexes au niveau des hôte.sse.s mais également les âges. Idem au niveau du panel des intervenants qui doit fait intervenir autant de femmes que d’hommes. Réfléchir en termes de diversité au niveau de panel vous permettra également d’enrichir le débat.
Pour tous les goûtsEnfin, comme dans tout événement, le catering est essentiel. Ne négligez pas les différents régimes : vegan, végétalien, hallal… en donnant la possibilité à chacun de se restaurer sans frustration. Pour faciliter la logistique, il peut être intéressant de demander le régime alimentaire lors de l’inscription. Enfin, n’oubliez pas de vérifier votre calendrier pour les restrictions alimentaires religieuses qui pourraient tomber le jour de votre événement.